2012年5月21日月曜日

PC移行時にデータや利用環境をそのまま引き継いでくれるサービス・アプリ


先日見舞われた突然のPC故障。
急遽、新たなPCを調達することになったわけですが、新PCのセットアップは(楽しいけれど)時間がかかる面倒な作業の一つです。

ところが、今回私はその作業にほとんど時間をかけずにすみました。データや利用環境を同期するためのツールやサービスを活用して、いつもの環境を手軽に構築する方法をご紹介します。

同期ツールを使ってドキュメントを自動転送

パソコンを移行するときに必ず行なうのが、元のパソコンからのデータ転送ではないでしょうか?古いPCのデータを外付けHDDなどに移して、それを新PCに転送するというやり方がもっとも確実で一般的な方法かともいます。

その作業をオンラインストレージサービスを使って自動化することができます。
SugarSync」「Dropbox」「Google Drive」などは、ファイル更新時に差分を自動的にバックアップしてくれるため、外付けHDDなどを使わなくても新しいPCにデータを転送することができます。





各サービスのアカウントを取得して、無料で専用アプリケーション(ソフト)をダウンロードします。同期するファイルを設定すれば、あとは自動的に最新ファイルを新PCに転送してくれます。サービスごとに多少の違いはありますが、基本的な使い方は同じです。たくさんのデータを保存するのは有料ですが、5GBまで無料というサービスもあるので、試しに使ってみるのもいいでしょう。

ただ、課題としては、大量のデータを保存している場合、新PCにデータを落とすのに時間がかかるということです。私の場合、SugarSyncで40GBほどの写真データを移行するのに、数日かかりました。ただ、数GB程度なら、ものの数時間で完了します。


クラウドを利用してデータをオンラインに保存する

そもそもローカル環境にデータを置かない、つまりデータをクラウドに保存するという選択もありえます。

私は仕事の関係者とのデータやり取りについてはGoogle Drive(or Googleドキュメント)を使って、従来のオフィスソフトを代替しています。マイクロソフトの製品に比べると機能は劣りますが、共有をメインにするのであればこちらのほうが使い勝手が良いと感じています。(リアルタイム共同編集や、編集履歴の確認もできます)

その他、メールについてはGmail、スケジュールについてはGoogleカレンダー、情報共有・文書管理についてはGoogleサイトを活用しています。




その他に最もよく使うサービスの一つが、Evernoteです。いまではVaioなどにもバンドルされていて、日本でもメジャーなサービスに成長しました。Evernoteは人によって使い方が異なるため、一言で定義するのが難しいですが、私はオンラインメモ帳としての用途として利用しています。(名刺管理や新聞・ウェブスクラップなどなど、その他にも活用しています)


こうしたサービスは運営会社にデータを保管されるリスクがよく言われますが、アカウントさえあれば、PCが故障した際にも問題なくデータにアクセスすることができます。バックアップなどの面倒な作業を、運営会社に任せるられるので、会社や個人が生産的な業務に集中できるのが強みだと思っています。


allmyappsでソフトを自動インストール

新しいPCに移行するときに割りと面倒なのが、ソフトやアプリケーションの移行です。特にフリーソフトを利用していた場合、何を使っていたかがわからなくなることや、どこからダウンロードできるのか忘れてしまうということも頻繁にあります。

ひとつひとつ思い出しながらGoogleで検索して探すのもいいですが、allmyappsはその作業を代行してくれる便利なサービスです。


一言で言えば、Windows版iTunesのようなもので、PCにインストールしたソフト(無料版・有料版)を一元管理してくれる上に、バージョンアップがあった時には自動的に通知してくれる機能も備えています。

自分のPCを登録しておくと、新PCを購入した後に、同じソフトを自動的にインストールしてくれます。ダウンロードページを探したりする手間もありません。ソフトのオプションや環境設定までは引き継げませんが、それだけでもPC移行作業を随分と効率化してくれます。

私の場合、Skype、WinSCP、Dropbox、Sugarsync、Firefox、CCleaner、iTunes、Launchy、Chrome、Picassaなどなど、業務で利用するアプリケーションをallmyappsで一括インストールしました。

ただし、allmyappsでインストールできるのは、海外系のアプリケーションがメインで、日本の会社がリリースしているソフトウェアは登録されていません。また、DreamweaverやFireworks、マイクロソフトオフィスなど、メジャーなライセンス付き高価ソフトウェアもインストールできないので、それらは個別にインストールしないといけないです。


ブックマーク・拡張機能・パスワードを同期する

ブラウザ間のブックマークや、パスワードの同期もひとつの大きな課題です。
私はGoogle Chromeを利用していますが、ログインをして利用するとブックマークや拡張機能の情報をクラウドに保存して、別のPCでも同じ環境で利用できるようになっています。
新しいPCに移行した場合でも、Chromeをインストールしてログインすればもとの設定がそのまま維持されます。


その他、ブラウザに関係なくブックマークやパスワードを同期(&共有)するツールとして、XmarkLastpassなどがあります。私はXmarkは利用してはいないのですが、同僚や外部パートナーなどとパスワードを共有するのにLastpassを使っています。ウェブサービスのID/Password、クレジットカードの情報、サーバのログイン情報など、各種フォーマットに対応しています。便利ではありますが、大切な情報をどこまで一元管理するか、リスク管理と利便性のさじ加減は難しい判断ではありますけどね。


いずれにしても、新しくパソコンを購入した時の作業は、以前に比べてはるかに簡便になったなあという印象です。
いまでは色々な場所で、様々なデバイスを利用してオンラインで作業する機会が増えてきています。そういう時代にあっては、設定をいかに楽に安全にスムーズにこなすかも一つのスキルになってくるのではないかと感じました。

2012年5月14日月曜日

Bamboo StylusとPenultimateの組み合わせが便利

先日、Evernoteに買収されたiPad用手書きノートアプリのPenultimate。私も、手書き用のアプリをいくつか利用してきましたが、Penultimateはシンプルで汎用的に使うには最適なアプリだと感じています。

Penultimate 3.3.1(¥85) カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
現在の価格: ¥85(サイズ: 39.4 MB)
販売元: Cocoa Box Design LLC - Cocoa Box Design LLC
リリース日: 2010/04/16

App

↑Penultimateにスタイラスで記入した例

最近はペンタブレットで有名なWacomoのBamboo Stylusとの組み合わせで利用していますが、ノートを代用できるほどの便利さ&快適さです。



実際に使ってみるとペン先が柔らかく、最初は戸惑うかもしれません。(スタイラスペンがしっくりくるかどうかは、個人差があるようですので、使い続ければ慣れるかどうかは一概には言えません…)

Penultimateの強みは、リストプロテクト機能の充実です。タブレットPCの問題として、文字を書く際に、手首をつくとそれに反応してしまうということがありました。

リストプロテクトというのは、手首をついただけでは反応せず、ペン先で記述した場合にのみ書けるようになるという機能です。この機能は他のアプリにも搭載されていますが、Penultimateは精度が高いという印象です。


やっていることは紙のノートと同じように見えますが、紙に比べて以下のような利点があります。

  • ページ数の制約がない
  • ページを後で入れ替えられる
  • 不要なものは削除できる
  • DropboxやEvernoteに転送できる
  • メールで共有ができる

もちろん、最近は紙のノートもスマートフォンで撮影してEvernoteなどに転送することができます。実際に私もSHOT NOTEを愛用しています。

ただし、紙でのメモをスマートフォンなどで撮影してデジタルで取り込んだ場合、後からそれに追記をすることができません。そういう強みはデジタルこそかもしれません。(しかし、現状ではPenultimateはiPadアプリのみで、PCやiPhoneでファイルを開くことができません。Evernoteに買収されて、今後どう発展していくかに注目!)

スタイラスペンは最近使い始めたばかりですが、活用の幅は今後も広がっていくように考えています。


Penultimate 3.3.1(¥85) カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
現在の価格: ¥85(サイズ: 39.4 MB)
販売元: Cocoa Box Design LLC - Cocoa Box Design LLC
リリース日: 2010/04/16

App

2012年5月7日月曜日

突然のPC故障に備えてノマドワーカーが持つべき教訓


先日、約3年ほど利用していたメインマシン「Vaio Type Z」が突然起動しなくなるトラブルに見舞われました。

業務に利用するデータはほぼ完璧にバックアップがとれていたのですが、いくつかのプライベートなデータがPCのなかに入ったままという状態… しかも、PCが駆動しない… そのため、データ復旧業者に依頼をすることになったのですが、PCの突然の故障というトラブルに見舞われた際の教訓を取りまとめてみました。


PCを長期間使ってはいけない

有名ブロガーや著名な著者の方のなかには、PCを毎年買い換える方もいるようです。理由は、少しでもハイスペックで、起動や動作が早いPCを選ぶことが業務の効率につながるからというもの。

私はこうした記事を読んでも「さすがに毎年買い換える必要もないよなあ」と考えていました。実際、故障したVaio Type Zはメモリ8GB、CPUも当時最強で価格も27万円ほどしたこともあって、現在販売しているPCと比べても遜色がないスペックを誇っていました。

業務上、FireworksやDreamweaverなど、比較的CPUを酷使するソフトウェアを使うシーンが多いのですが、それにプラスしてブラウザをいくつ立ちあげてもストレスを全く感じることがありませんでした。

しかし、この感覚が一種の「油断」を生んでいたのだと思います。

というのも、すでに3年弱が利用していたのに加えて、毎日持ち歩いて躯体を酷使をしていた(頻繁に海外にも持って行きました)ため、ハード面の劣化が確実にパソコンを蝕んでいるのに気が付かなかったわけです。

毎年とは言わないまでも、PCはできるだけ新しいものを持つよう心がけねばと感じました。
ノマドで仕事をする上で、母艦PCが故障するという事態は非常に大きなロスになりえます。データはバックアップをとれたとしても、いざというときに何もできないのはとても焦るものです。そういう事態に備えて、PCの故障リスクを少しでも減らす工夫は大切!


データバックアップに人の手間を差し挟んではいけない

今回、不幸中の幸いは業務に関するデータは、すべてバックアップを取っていたことです。

私が主に利用していたのはGoogleドキュメントと、SugarSync

業務でGoogle Appsを利用しており、最近では資料はすべてGoogleドキュメントで作成する習慣が身についていました。そのため、以前はパワポやエクセルなどで作成しローカルで保存していたようなものは、すべてクラウドベースになっています。

「クラウド上で編集して、クラウドに保存する。」
保存ボタンなどを押さなくても自動的に保存をしてくれるので、うっかり保存を忘れるということもありません。

このように実際には「バックアップ」ではなくてクラウド上のデータを利用していただけなのですが、それだけでもデータ消失リスクは格段に減ります。もちろん、Googleがトラブルに見舞われてデータが消失してしまえば元も子もないのですが、経験上、それを心配するよりも自分のPCの故障リスクの方がよほど危ないです。(実際、僕自身、数年に一度、PCを潰しています・・・)

それでもどうしてもローカルに保存しておかないといけないデータは、SugarSyncで同期しています。SugarSyncは、ファイルを更新するとリアルタイムでバックアップ&差分同期を行なってくれるサービスです。以前は60Gプランを利用していたのですが、昨年の東日本大震災以降、写真データのバックアップの必要性を感じて、100Gプランにアップグレードして使っています。

ところが、今回PCが故障した際、一部のデータを自宅の外付けHDDに保存していたのです。これが失敗でした… 

外付けHDDドライブをUSBケーブルでパソコンにつないで、バックアップしたいファイルをドラッグ・アンド・ドロップで転送する(古典的な)やり方をしておりました。

が、PCが故障する前、4ヶ月ほどこの作業を怠っていたのです…
バックアップに人が介在すると、必ず作業を怠ります(特に私みたいにレイジーな場合は特に)。「まだ大丈夫だろう、時間がある時にやればいい」と考えがちですが、そんな時間は絶対にやってきません。

必ずタスク化する仕組みを作り出すか、お金をかけてでも自動バックアップの仕組みを作ることが必須だと感じました。幸い、私の場合、全てのデータが復旧できましたが、運が良かっただけだと思います。


ソフトウェアに依存するデータは作らない

PCで作業したファイルを保存するときに、例えばワードであればdocx、パワポであればpptxなどのファイルが出力されます。先程紹介したSugarSyncでは、これらのファイルは自動的にバックアップ&同期の対象になります。

ところが、ソフトウェアによっては、データをそのような形で出力しないケースがあります。私が利用していた青色申告ソフトがそうでした。データの編集や加工は、そのソフトの中で行うことが前提とされており、ソフトとデータが一体になっているケースです。

しかし、こういうソフトでも最新のデータをファイルとして出力する機能を備えている場合が多いです。フリーソフトだと、csv形式やdat形式なんかだったりしますが。最新データを任意のフォルダに保存して、それを「解凍」すれば別のPCでもデータや環境をそのまま引き継げることがあります。

私の使っている青色申告ソフトにもそのような機能がありました。たまたまVaio故障の数日前に、データを「ドキュメント」フォルダに出力する設定を行なっていました。そのため、SugarSyncでバックアップが行われていて、事なきを得たわけです。

最近ではデータは別ファイルでエクスポートする機能が付いているケースが多いです。できればエクスポート作業を自動化しておくといいです。また、ソフトを選ぶ際には、エクスポートができるかどうかも判断基準にすると良いでしょう


スペアPCを準備しておく

スペアPCは必須ですね…常に持ち歩く訳にはいかないですが、それでも常に環境をしたPCを一台持っておくべきです。

できれば、そのPCも最新のものであれば越したことはないですが、以前使っていたPCをスペアにするのでも十分でしょう。

ほとんどの方はそうしてると思いますが、私の場合、求められるままに会社の他のメンバーに次々とPCを渡してしまっていたので、自宅にスペアPCが存在していない状態でした。これはいけません。反省。。。


その後にすぐ新しいPCを購入したのですが、データや環境のバックアップに私が使ったアプリケーションを次回以降に紹介していきたいと思います。