他の方法と同様に必ずしも完璧な方法ではありませんが、1つのアプリケーションでこれらを管理するのは有効な整理術の一つだと思います。メールでのタスク一元管理は、PCでの作業が一般化してきた当時から広く行われているやり方でもあります。
そこで今回は、Gmailでメールアドレスを増やす裏技を活用して、Gmailを情報一元管理ツールとして活用する方法をご紹介します。
「裏技」と言いましたが、実はすでに多くのブログで紹介されています。それは「＋」記号を活用したやり方です。
先日、nanapiに投稿されてはてブで話題になった「1つのGmailアカウントでたくさんのメールアドレスを作る方法」でも取り上げられています。
この記事を読んで、「メールアドレスを作ってそれからどうしよう？」と思っている方も多いのではないでしょうか。
以下はiPhoneとRTMを導入する以前に、私が実践していた方法です。
準備段階
（1）メールアドレスのバリエーションを増やす
まず、Gmailのアドレスを複数用意します。
といっても、複数のアカウントを作成する必要はありません。
nanapiの記事にあるように「アカウント名の後ろに プラス（＋）記号 + 任意の文字列 を連結する」だけでOKです。
通常のメールアドレス
knowledgefields.sample@gmail.com
「+」記号をつけてバリエーションを決める
私は以下の三つを作っていました。
knowledgefirleds.sample+todo@gmail.com ⇒ タスク用
knowledgefirleds.sample+memo@gmail.com ⇒ メモ用（アイデアなど）
knowledgefirleds.sample+wishlist@gmail.com ⇒ ほしい物リスト
Gmailでは、このように「+」記号をお尻につけた場合、すべて通常のメールアドレスに届く仕様になっています。
（2）ラベルを作成
次にGmail側でラベルを作成します。
先程決めたアドレスに対応させて
「@to do」 ⇒ タスク用
「@memo」 ⇒ メモ用
「@wishlist」 ⇒ ほしい物リスト
この三つを作成します。
@を付けたのは、サイドバーにラベルが並ぶとき一番上に表示させるためです（アルファベット順）。
※もちろん、ラベル名は任意です。自分で分かりやすい表記にしてください。
（3）フィルタを作成
Gmailのフィルタを作成します。
次の動作をするように設定します。
「knowledgefirleds.sample+todo@gmail.com」宛て ⇒ 「to do」ラベルに振り分け
「knowledgefirleds.sample+memo@gmail.com」宛て ⇒ 「memo」ラベルに振り分け
「knowledgefirleds.sample+wishlist@gmail.com」宛て ⇒ 「wishlist」ラベルに振り分け
↑「設定」＞「フィルタ」＞新しいフィルタを作成
これで準備は完了です。
メールでタスクを追加する
電車の中や外出中にタスクを思いついたり、アイデアが浮かんだときなどに、さっそく活用してみましょう。携帯メールで、上記のメールアドレスにメールを送れば良いのです。携帯のアドレス帳にアドレスを登録しておいて、すぐに送信できるように携帯側の設定をしておくと早いです。
一元管理するには、外出時だけではなく、デスクワークをしている時でも同様にメールを送信するようにしましょう。新たなタスクができたら、Gmailを立ち上げて先程のメールアドレスに送るわけです（要は自分にメールを送る）。こうすることで、Gmailを活用したタスク管理の一元化が実現します。
↑ラベル「to do」を表示させた図です。
サイドバーのラベル一覧から「to do」を選択すれば、タスクの一覧が表示されるというわけです。
タスクが終了したら、メールからラベルを削除します。
すべてタスクが終わったら、「to do」ラベルの中のメールは空になるという具合です。
Gmailに一元化することのメリットとしては
・ドコモ・au・ソフトバンクの携帯メールからもタスク登録ができる。
・色々なアプリやソフトを立ち上げる煩わしさがない
・無料で使える
ただし、もちろんデメリットもあります。
・タスクを時系列で並べかえできない
・タスクの期限が設定できないので、今日のタスクだけ取り出すというようなことができない
そもそも、Gmailに高度なタスク管理を求めるのは無理があるでしょう。
整理する前にとりあえず書類を入れる「何でも収納BOX」のように気軽に使う感じだと思います。
ただ、Gmailには強力な検索機能あります。「検索機能付きの何でも収納BOX」というわけです。
なお、これと同じ要領で「memo」ラベルをクリックすれば、様々なメモが見られます。
アイデアを投稿しておけば、企画書作りなどで役立てられます。
メモに追記したり、補足を加えたいときはそのメールに「返信」します。
難点は携帯メールにそれが送信されてしまうことですが、Gmailでカンバセーション形式でひとまとめにされるので、後で同時に閲覧することが可能です。
また、「wishlist」のラベルを表示すれば、ほしい物リストの一覧が見れます。
このリストを見ながらアマゾンや楽天などで買い物をするとオンラインショッピングが効率的です。
後で欲しいものが紹介されたページを見つけたら、そのURLを返信しておくと後でもう一度検討したいときに便利だったりします。